GREFFIER ADJOINT OU GREFFIÈRE ADJOINTE

DESCRIPTION SOMMAIRE :
Sous la responsabilité de la greffière, le greffier adjoint participe et collabore à
l’ensemble des activités du greffe de la Ville et de ses services juridiques. Il agit en
soutien à la greffière, notamment dans l’organisation, la tenue et le suivi des séances
du conseil municipal. Il prépare, rédige et révise divers documents juridiques. Il
remplace la greffière en son absence et assume ses responsabilités administratives
et légales. Il agit à titre de secrétaire d’élection municipale.
De plus, il est responsable des activités reliées à la garde des archives, à la gestion
électronique des documents (GED) et à la consultation des dossiers (une formation
pourra être donnée sur le logiciel en place).

RÔLE ET RESPONSABILITÉS :
• Assiste la greffière dans l’administration générale du greffe (ordre du jour, procèsverbaux,
résolutions, règlements, ententes, appels d’offres, avis publics, etc.)
• Gérer l’ensemble des activités reliées à l’organisation, au traitement, au
classement, à la conservation et à la communication des archives municipales;
• Responsable de l’implantation du système de gestion intégrée des documents
(GID) et d’un système de gestion électronique des documents (GED) et planifier
leur mise en oeuvre en collaboration avec les divers intervenants;
• Superviser la planification, la coordination, le soutien et le déploiement du
système de gestion de l’information, en s’assurant du respect des fonctionnalités
archivistiques demandées ainsi que des normes en vigueur;
• Participe à la préparation des séances du conseil municipal, participe auxdites
réunions en l’absence de la greffière;
• Assure le travail de secrétariat du greffe et de la direction générale;
• En l’absence de la greffière, traite les demandes d’accès aux documents
conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur
la protection des renseignements personnels;
• Agit à titre de secrétaire lors d’élection municipale, de référendums et de
procédures de consultations publiques;
• Participe à l’organisation de la vente d’immeubles pour défaut de paiement des
taxes et à la vente aux enchères des biens perdus ou oubliés et des biens meubles
de la Ville;
• Participe au suivi des dossiers d’assurances de la Ville et des réclamations;
• Effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur immédiat.